Procesy biznesowe
Automatyzacja procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, znalazła solidną podstawę w nowej technologii Microsoft - Windows Workflow Foundation. Workflow stanowiący teraz integralną część Sharepoint-a umożliwia proste i szybkie wdrażanie obiegów informacji dostosowanych do potrzeb Twojej organizacji.
Po co workflow ?
- Aby uporządkować i uprościć krytyczne procesy biznesowe w firmie
- Aby zastąpić papierowy obieg dokumentów w firmie i usprawnić przez to działania administracyjne
- Aby mieć przegląd wszystkich czynności wykonanych procesie
Możliwości workflow w SharePoint 2007
Workflow to nie tylko dokumenty - to także zadania, terminy i kontakty połączone dla lepszego odwzorowania procesu biznesowego. Teraz możemy powiązać wszystkie czynności w jeden ciąg przyczynowo - skutkowy.
Należy tylko zaplanować, określić warunki przepływu informacji i... gotowe ! Jak może wyglądać taki Workflow? Prosty przykład możesz zobaczyć poniżej.
Tworzenie workflow
SharePoint daje możliwość tworzenia obiegu informacji i dokumentów na trzech poziomach:
Formularz na stronie WWW
Mając wstępnie zdefiniowane typy workflow (np. zbieranie podpisów, opiniowanie dokumentu itp) manager może dołączyć workflow do dowolnej biblioteki dokumentów. Poprzez formularz określa on osoby, które są zaangażowane w ten proces, czy przebiega on równolegle, czy szeregowo, może także zdecydować czy proces startuje natychmiast po dodaniu nowego dokumentu do biblioteki, czy trzeba go "ręcznie" zainicjalizować.
SharePoint Designer (wcześniej znany jako FrontPage)
Wykorzystując SharePoint Designer mamy o wiele większą możliwość tworzenia nowych procesów. Instrukcje warunkowe pozwalają na budowanie wielopiętrowych struktur logicznych bez znajomości kodu. Poszczególne opcje i warunki wybierane są z predefiniowanych list i umożliwiają zbudowanie nawet skomplikowanych obiegów informacji na zasadzie budowanie ich z gotowych "klocków"
VisualStudio
Jeśli mamy do dyspozycji programistę, to przestają istnieć jakiekolwiek ograniczenia. Możemy zaprogramować dowolny proces i odwzorować go w środowisku SharePoint. Wykorzystując jako fundament Windows Workflow Foundation możemy zintegrować obieg dokumentów z innymi systemami informatycznymi pracującymi w firmie.
Typy workflow
Workflow szeregowy i równoległy
Niektóre zdarzenia powinny występować po sobie, inne mogą być realizowane jednocześnie. W SharePoint możesz użyć obu typów obiegu informacji, łącząc je ze sobą w dowolnej kolejności. Np. możliwe jest określenie pierwszego stopnia akceptacji dokumentu przez bezpośredniego przełożonego, a jeśli on dokona akceptacji, wysłanie go w drugim stopniu do kilku osób jednocześnie. Możliwy jest także proces odwrotny - w kroku pierwszym zbieramy opinie od współpracowników, a po uzyskaniu kompletu podpisów, dokument automatycznie przesyłany jest do następnej instancji
Workflow dla dokumentów
Dokumenty w procesie biznesowym mogą nie tylko być podpisywane elektronicznie przez członków procesu. Podczas przebiegu mogą one zmieniać położenie (np. przechodzić z biblioteki "tymczasowej" do "stałej"). Mogą także podlegać zmianom uprawnień: dokument, który na początku dostępny jest tylko dla określonej grupy osób i możliwy do edycji, po uzyskaniu odpowiednich akceptacji może zostać opublikowany jako dostępny dla wszystkich pracowników, ale bez prawa do zmian.
Workflow zadań (śledzenie zdarzeń)
Sharepoint opierając się na Windows Workflow Foundation umożliwia nam także tworzenie skomplikowanych obiegów wiążących się z przydzielaniem i śledzeniem zadań. Dzięki takim mechanizmom możemy uprościć najczęściej powtarzające się procesy w naszej firmie oraz znaleźć punkty, w których następują najczęściej zatrzymania. Np. podczas przyjęcia nowego pracownika , po wprowadzeniu go do bazy przez dział HR, tworzy się zestaw niezbędnych dokumentów, do działu IT przesyłane jest zadanie dotyczące konfiguracji środowiska pracy, a bezpośredni przełożony dostaje formularz kompetencji pracownika.