Wdrożenie
Kiedy myślimy o wdrożeniu systemu takiego jak SharePoint w pierwszej kolejności o opinię i udział proszeni są informatycy. Tymczasem wdrożenie tej platformy to bardziej problem biznesowy, socjologiczny, ba – psychologiczny niż informatyczny.
Wynika to czasem z błędnego przekonania, że wdrożenie to instalacja oprogramowania + dostosowanie go do potrzeb firmy. SharePoint wdrażany jest „aby mieć intranet”, a miernikiem powodzenia jest korzystanie z niego przez pracowników.
Jedna z firm po wdrożeniu SharePoint-a i analizie ruchu w intranecie zauważyła, że pracownicy rzadko z niego korzystają. Aby zmienić ten stan opublikowano rozkład jazdy autobusów z przystanku przed firmą. Oczywiście, ilość wejść na portal znacząco się zwiększyła, ale jaką korzyść biznesową odniosła z tego firma ?
Jak wdrażać SharePointa, aby mieć z tego realne korzyści ?
Najlepszą techniką wspomagającą cały proces jest Zarządzanie Poprzez Cele (MBO), musimy jednak wziąć pod uwagę kilka dodatkowych czynników.
Po pierwsze: (i ta wiadomość może niektórych przestraszyć) jest to proces niemalże niekończący się. Ale nie wynika to z faktu, że SharePoint ma takie wymagania, a raczej z sytuacji, że w miarę jedzenia apetyt rośnie. Jeśli I etap wdrożenia został przeprowadzony rozsądnie i pracownicy oraz zarząd widzą realne korzyści wynikające z używania tej platformy to natychmiast pojawia się mnóstwo nowych pomysłów dotyczących rozbudowy i zmian. Obrazowo proces wdrażania możemy przedstawić w następujący sposób.
Po drugie: Jeśli chodzi o czas poświęcony na poszczególne etapy, to analiza, planowanie i testy to niemal 80% czasu wdrożenia. I tę część pracy powinni wykonywać ludzie znający się przede wszystkim na biznesie, a mniej na informatyce.
Po trzecie: nie da się w całości przeprowadzić wdrożenia siłami firmy zewnętrznej. Żadna firma wdrażająca nie będzie umiała w krótkim terminie dowiedzieć się o Twoim biznesie tyle co wiesz i inni pracownicy. Istnieje w Polsce wiele dobrych firm wdrażających SharePoint-a, ale wybierając nawet najlepszą z nich trzeba się liczyć z tym, że zaangażowanie wewnętrznych zasobów firmy jest nieodzowne do powodzenia przedsięwzięcia.
W następnych dokumentach przedstawione zostały w skrócie działania, które wchodzą w skład każdej z czterech ćwiartek tego procesu.