Planowanie

Po co nam ta platforma?

Cały projekt powinno się rozpocząć od określenia jego celu wiodącego, powinien on zostać wpisany w cele firmowe na nadchodzący rok. Cel ten może zostać określony na podstawie zgłaszanych przez pracowników potrzeb w zakresie komunikacji i współpracy, może też powstać np. pod wpływem audytu zewnętrznego. Ważne, aby był on precyzyjnie określony i jak najbardziej mierzalny, ponieważ tylko wtedy będziemy mogli mówić o powodzeniu lub niepowodzeniu wdrożenia.

Co chcemy na niej umieścić?

W zakresie składowania i zarządzania dokumentami powinna zostać przeprowadzony proces tworzenia Architektury Informacji czyli określenia zakresu dokumentów, które znajdą się na platformie, ich zawartości oraz uprawnienia grup i podmiotów wobec tych dokumentów. Architektura informacji powinna także uwzględnić inne potrzeby komunikacyjne wewnątrz firmy związane z publikacją bieżących informacji – ich zakresem oraz formą.

Szkolenie: Architektura informacji.

W jaki sposób informacje z tej platformy będą wpływały na efektywność mojego biznesu ?

Jeśli będziemy wiedzieli już co i w jaki sposób chcemy opublikować, możemy przeprowadzić analizę procesów biznesowych, tak aby zaimplementować na platformie przepływy pracy (workflow). Analiza procesów biznesowych powinna dostarczyć nam diagramy przepływy dokumentów, informacji i zdarzeń, które będziemy mogli zaimplementować poprzez wbudowane mechanizmy SharePoint-a.

Ile to potrwa i ile będzie kosztować ?

Nie mniej ważna jest analiza środowiska informatycznego , tzn. kwestii związanych z serwerami, bezpieczeństwem , integracją z już istniejącymi w firmie aplikacjami. Tutaj przyjść może nam z pomocą publikacja Microsoft: Planning and architecture for Office SharePoint Server 2007.

Microsoft opublikował także serię dokumentów stanowiących zestaw gotowych formularzy, które powinien przygotować sobie administrator systemu. W dziale zasoby możesz pobrać polską wersję tych dokumentów.

Jak przekonać do tego ludzi ?

Niepoślednią kwestią jest także zaplanowanie kampanii informacyjnej oraz cyklu szkoleń dla pracowników, którzy mają się tym narzędziem posługiwać. W niektórych przypadkach możemy założyć powstanie oporu przed nowymi rozwiązaniami, więc wskazane jest aby w zespole wdrażającym znaleźli się ludzie potrafiący zarządzać zmianą.

Dobrze jest także jeśli w każdej grupie (departamencie, oddziale) mamy przynajmniej jedną osobą, która dostrzega potrzebę zmian i która będzie tych zmian orędownikiem i motorem. Potrzebujemy lokomotywy, która pociągnie resztę pracowników i nie tylko zachęci, ale czasami zmusi ich tez do przyjmowania nowych rozwiązań. Czasami więc korzystne jest przeprowadzenie wstępnego szkolenia pokazującego możliwości SharePoint-a jeszcze przed jego wdrożeniem w firmie.