Biblioteki dokumentów
Wreszcie jedno miejsce, w którym znajdą się wszystkie ważne dla firmy dokumenty. Biblioteki dokumentów w SharePoint można organizować w struktury folderów i podfolderów z różnymi uprawnieniami dostępu dla pracowników. Można też opisywać zawartość poprzez dodatkowe informacje charakterystyczne dla typów zawartości określonych grup dokumentów. Biblioteki można szybko przeszukiwać korzystając z kontekstowej wyszukiwarki, która dostarczy wszystkie dokument zawierające poszukiwaną frazę. Dla istotnych dla Ciebie bibliotek dokumentów można także personalizować wygląd, określając sposób sortowania, filtrowania, czy opisy pól, co czyni przeglądanie i wyszukiwanie prostym i szybkim.
Dostęp
Dostęp do dokumentów zapisanych na serwerze SharePoint może odbywać się na conajmniej cztery sposoby:
- Poprzez kliknięcie na nazwę dokumentu w oknie biblioteki dokumentów otwartej w przeglądarce internetowej (np. Internet Explorer, Firefox)
- Otwierając go z poziomu programu pakietu Office (np. MS Word, MS Excel)
- Poprzez Foldery Sieciowe (Web Folders) z poziomu Eksploratora Windows
- Z połączonej listy programu Outlook 2007
Każdy może więc pracować z dokumentami umieszczonymi na serwerze w taki sposób, do jakiego jest przyzwyczajony i jaki jest dla niego najwygodniejszy.
Wersje
Każda biblioteka może przetrzymywać całą historię dokumentu obejmującą wiele jego wersji. Wersje opatrzone są datą oraz sygnaturą osoby, która dokonywała zmian. Podczas zmian możemy decydować, czy dokument otrzymuje nową wersję główną (1.x, 2.x itp.) czy są to zmiany mniejsze (1.2, 1.3 itp.); W każdej chwili możliwy jest dostęp do wersji poprzednich oraz opcja przywrócenia starszej wersji, jako wersji bieżącej.
Ewidencjonowanie dokumentów
Aby zapobiec wzajemnemu "nadpisywaniu" zmian przy pracy z dokumentem, wprowadzono mechanizm wyewidencjonowania dokumentów. Pobierając dokument do edycji możesz zablokować go dla innych użytkowników. Inni użytkownicy ciągle będą mieli możliwość otwarcia go u siebie, ale do momentu, do którego nie zaewidencjonujesz go ponownie w SharePoint-cie nie będą mogli zapisać na serwerze swoich zmian.
Obieg dokumentów
Dla każdej z bibliotek możliwe jest ustanowienie odrębnego obiegu dokumentów oraz uprawnienie różnych osób, które muszą zaakceptować dokument, zanim zostanie on określony jako wersja finalna i udostępniony innym. Powiadamianie o nowych dokumentach do zaakceptowania może trafiać bezpośrednio na skrzynkę pocztową uprawnionej osoby, lub wyświetlać się w postaci listy zadań w witrynie SharePoint.
Wzorce dokumentów
Jeśli w Twojej organizacji istnieją wzorce ofert, pism handlowych itp., możesz stworzyć biblioteki, które w momencie tworzenia nowego dokumentu będą wykorzystywały od razu gotowy wzorzec, tworząc spójną identyfikację wizualną dotyczącą układu, czcionek, kolorów, sekcji. W takich dokumentach można zastrzec elementy, które nie mogą być zmienione przez użytkownika, sekcje, które muszą być wypełnione na podstawie wcześniej zdefiniowanych list, oraz obszary do swobodnej edycji.
Obszary robocze
Dla każdego dokumentu możesz utworzyć podwitrynę - obszar roboczy dokumentu. Może zawierać ona elementy ułatwiające pracę grupową nad dokumentem - forum, sondę, własne biblioteki dokumentów. Po zakończeniu prac w witrynie roboczej dokument automatycznie trafia do przeznaczonej dla niego biblioteki w głównym serwisie.
Alerty i powiadomienia
Jeśli któraś z bibliotek dokumentów leży w Twoim obszarze zainteresowań, możesz włączyć system powiadamiania o wszelkich zmianach w niej dokonywanych. Powiadomienia będą wysyłane bezpośrednio na skrzynkę email w interwałach czasowych, które sam określisz.
Kosz
Dokumenty usunięte z serwera nie zostają natychmiast skasowane, trafiają do kosza, i tak jak w przypadku standardowego kosza systemowego zawsze możesz je odzyskać. SharePoint posiada dwupoziomowy kosz - o kasowaniu elementów na pierwszym poziomie decydują użytkownicy, ale ostateczne usunięcie pliku możliwe jest tylko dla administratora.
Formularze, obrazy, slajdy
Dokumenty to nie tylko Word i Excel. W SharePoint-cie możesz tworzyć biblioteki obrazów (galerie), biblioteki standardowych formularzy (InfoPath), czy biblioteki raportów. Dzięki otwartej architekturze możliwy jest także import dokumentów z innych systemów (np. SAP)